五回書いた同じメールはテンプレートにする
収録 2026-11-06
繰り返すメールは時間を奪い、回を重ねるごとに雑になる。
この種のメールを何度も書いています：[種類、宛先、定番の内容]。テンプレートにしてください：1）毎回同じ部分と変わる部分を分け、プレースホルダで示す；2）各変数の記入規則（必ず変えるもの、変え忘れの影響）；3）この種のメールで最も抜けやすいもの（期限、添付、責任範囲、次の一歩）；4）簡易版と完全版；5）送信前30秒で確認する三項目；6）テンプレートを使うべきでない場合（個別に書くべきとき）。
当サイトオリジナル
中国語の原文
置き換えるプレースホルダー 1
括弧の中をご自身の情報に置き換えてから送ってください。
[種類、宛先、定番の内容]
使い方
テンプレートは下限を保証する。思考を省くものではない。
こう変えてみる
- 出力を「結論・担当・期限」の三列にさせ、表にそのまま貼れる形にする。
- 渡した記録だけを整理させ、決まっていない決定を足させない。
得られる成果物
- 担当・期限・停滞点つきのタスク一覧
- 判断が必要な項目を別立てで
よくある失敗
- 生の議事メモを渡し、決まっていない結論を補わせてしまう。
- 担当だけで期限がないと、タスクにできない。
出力のチェック
- 各項目に担当と期日があり、そのままタスクにできる。
- 決まっていない決定を決まったことにしていない。
使いどころと注意
- 向いている用途：口頭の議論を担当者・期限・停滞点に整理する。
- 注意：議事録は渡した記録だけを整理させる。決まっていない決定を推測させない。