誰も担当しない議題の整理
繰り返し出る「放置案件」に担当を付ける
以下の議事メモを読み、繰り返し出ているのに誰も明確に担当していない事項を抽出してください。表の列は：1）事項（何を納品するかを一文で）；2）出た回数と実際の発言；3）誰も引き受けなかった理由（権限がない／余力がない／責任範囲が不明／単なる懸念）；4）具体的な役割への割り当て案（「関係者」ではなく職務名）；5）放置した場合、いつ問題になるか。最後に、その場で決めるべき事項を一つだけ挙げます。 [メモを貼り付け]
使い方
繰り返し出るからといって重要とは限りません。誰かがやると思い込んでいるだけのこともあります。まず「やらないと何が起きるか」を書き、そのうえで担当を決めます。
向いている場面
- プロジェクトの Weekly が6週間続いている。毎回「計測を入れないと」と言うのに、議事録に担当者が一度も出てこず、リリース前まで持ち越している。
- 部門横断会議で複数のチームが「権限申請が遅い」と言うが、それぞれ相手の担当だと思っており、会が終わると誰も動かない。
向いていない場面
- すでに担当者が決まっていて、単に遅れている事項。「誰も担当していない」と書くと責任追及の繰り返しになるので、スケジュールを詰めるべきです。
- 会議で誰かが一度口にしただけで、合意になっていない話。無理にタスク化すると、誰も引き受けていない仕事を作ってしまいます。
例
入力
定例メモ（3回目）：A：計測がまだ入っていない。リリース後に転換が見られない。B：それはデータチームでしょ？ C：うちはレポートだけ。計測はプロダクトが要件を出すもの。A：前回もそう言ってた。D：まずリリースを守ろう。B：で、誰が出すの？（誰も答えず）
得られるもの
表の1行目に「リリースに必要な計測を整え、要件を提出する」と書き、3回連続で出ていることと、A と C の発言を引用します。誰も引き受けなかった理由は「責任範囲が不明：プロダクトはデータ側が出すと考え、データ側はプロダクトの要件を待っている」とし、割り当て先は「関係者」ではなくプロダクト責任者にします。最後に放置した場合の影響として、リリース後にチャネル別の転換が見られないこと、来週水曜までに決める必要があることを書き、「計測の要件を誰が出すか」を今回その場で決めるべき唯一の事項として挙げます。
よくある誤用
- 話題に出たものをすべて「担当不在」と扱う。本当の放置案件は、何度も出て、誰がやるのかと問われ、誰も答えないものです。雑談まで含めてはいけません。
- 割り当て先を「プロダクト／データ／開発で一緒に」とする。3人一緒の担当は担当なしと同じで、必ず一つの役割に落とします。
こう変えると効く
- 「各項目に、会議でそのまま聞ける一文を添える」ようにする。例えば「金曜までに名前を出せる人はいますか？」で、その場で詰まりが解けます。
- 「2回以上出た事項だけに絞る」形にする。長期プロジェクトの振り返りに向き、一度きりのノイズを除けます。