办公与沟通

上下游排期打架时，给出三个带代价的选项，而不是一句排不下

上游要 [日期] 交付，下游 [日期] 必须上线，中间只剩 [天数] 天。请给出三个可选方案（压缩范围、加人并行、延后上…

把会议时段、书面语言和回复时限写成约定，减少跨时区摩擦

我们要和 [时区或国家] 的团队长期协作。请起草一份协作约定：会议时段（轮流照顾双方）、书面沟通的默认语言与简化写法、非…

把风险拆成概率、影响、触发信号和责任人四列，别只写担忧

项目 [名称] 正在进行，已知风险有 [列出风险]。请整理成登记表：风险描述（具体到会发生在哪个环节）、发生概率与判断依…

列出可观察的早期信号，在延期成为事实之前先发出提醒

项目 [名称] 目前的进展是 [描述]。请列一份早期信号清单，十二条以内，每条都是可以观察到的现象，例如「连续两次评审都…

按影响程度把预警收件人分成三层，既不漏人也不惊动全公司

这次的风险是 [风险描述]，可能影响 [范围]。请把收件人分成三层：必须知情的（要采取行动的）、需要知情的（会被问到但不…

把「只有一个人会」的风险写成可量化的影响，而不是一句担心

项目里 [模块、供应商或岗位] 只有一个来源，请写一份单点依赖说明：依赖的具体对象、一旦中断会停掉哪些工作、现有的冗余能…

把证照、资质、合同的有效期做成提前九十天的检查清单

我们持有这些资质与合同：[列出名称与到期日，如 [资质名称] 至 [日期]]。请整理成到期台账：名称、发证或签约方、到期…

评估一个人离开对项目的影响，并列出交接与止损动作

[岗位或姓名] 可能在未来 [时间] 离开，负责 [工作范围]。请做一份影响评估：他手上哪些工作只有他能做、哪些知识没有…

上线前用一批刁钻问题审自己的方案，提前暴露薄弱环节

方案是 [上线内容]，计划 [上线时间] 上线。请以挑错的角度提问，十五条以内，覆盖：最可能失败的一步、被忽略的用户群、…

把缺材料的退回一次讲完，别让员工来回跑三趟。

按财务审核口径检查这张报销单还缺什么：费用类型[费用类型]，已附材料[已附清单]，金额[金额]，发生时间[日期]。分「必…

从时间、地点、事由三处交叉比对，找出报销行程里的疑点。

这是一份打车费报销记录：[日期/时间/起点/终点/金额/事由]。请把每条行程与[考勤或会议安排]对照，标出四类疑点：时间…

把「请客户吃饭」这类模糊事由，改写成经得起追问的描述。

把这条招待费事由改成能过审的版本：原事由[原话]，对象[单位与人数]，金额[金额]，时间地点[信息]。改写要含四要素：为…

超标已经发生，给出合规又不伤人的三种处置路径。

员工出差住宿超出标准，情况是：[城市/天数/标准上限/实际金额/超标原因]。请给出三种处置方案及各自代价：按标准报、超标…

判断是重复报销还是分次开票，给出核对步骤与处理意见。

系统提示疑似重复：发票A[号码/金额/日期/开票方]，发票B[号码/金额/日期/开票方]，对应报销单[单号]。请判断属于…

差额几块钱也别猜，用一张排查表定位到具体哪张票。

报销单合计[申报金额]，所附票据合计[票据金额]，差额[差额]。请列出可能造成差额的原因（漏附、录入错位、含税与不含税、…

一天几十单不可能逐张细看，用抽查规则把风险兜住。

我每天要审[数量]张部门报销单，只能抽查。请帮我定一套抽查规则：哪类单据必查（金额超[阈值]、周末发生、同一供应商高频、…

照片糊、缺角、反光导致的反复退回，用一页规范解决。

写一页报销附件拍照规范发给全员，覆盖：票据四角完整不裁边、[票据类型]需拍到备注栏、多页单据按顺序编号、金额与日期必须可…

垫付挂账三个月以上，清理要分批而不是一次催全员。

目前有[数量]笔员工垫付超过[天数]天未报，合计[金额]。请给一份清理方案：按金额与账龄分三批，每批写清责任人、动作（催…

一次例外要写成可复用的规则，而不是每次都特批。

这次要走例外的情形：[具体情形]，涉及金额[金额]，相关制度原文是[条款]。请写一份例外申请，包含：事实经过、为什么按制…

一场会服务三个项目，费用怎么切才经得起审计追问。

一场会议总费用[金额]，明细为[场地/餐饮/物料/差旅]，涉及项目[项目A/B/C及各自参会人数与议程占比]。请给分摊方…

谁能报、报多少、谁来复核，用一张权限表一次讲清楚。

我们部门开始用实习生，需要定报销权限。情况：[人数/工作内容/是否出差]。请给一张权限表：可报费用类型、单笔上限、月度总…

抬头错一个字就要重开，用检查清单在提交前拦住。

按下面信息检查这张发票能否入账：抬头[抬头]，税号[税号]，公司全称[全称]，地址电话与开户行[信息]。逐项输出检查表：…

部分票种备注栏不填就不能用，按票种列成对照清单。

收到的发票类型是[票种]，开票内容[货物或服务名称]，金额[金额]。请按该票种的备注栏要求给检查清单：必填信息有哪些、格…

不是所有专票都能抵，先过一遍不可抵扣情形再入账。

这批进项发票共[数量]张，用途分别是[用途清单]。请按不可抵扣情形逐类筛查：用于简易计税项目、免税项目、集体福利与个人消…

同一张电子票被报两次很常见，用字段设计加规则挡住。

我们要建电子发票查重台账。情况：[月均发票量/报销系统/有无OCR]。请设计字段（至少含发票代码、号码、开票日期、金额、…

开错票要冲红，把申请理由写成对方和税务都能接受的样子。

需要开红字发票，情况是：[原发票信息/错误原因/是否已认证抵扣/对方是否同意]。请写一份红字申请说明，含原票信息、错误点…

票丢了不等于不能抵，按丢失的联次给出补救步骤。

增值税专用发票丢失，丢失的是[发票联/抵扣联/两联都丢]，票面信息[号码/金额/开票日期/销方]。请给补救步骤：需要取得…

票是A公司开的、钱要打给B公司，先讲清风险再付款。

出现开票方[开票方]与合同签约方、收款账户名称[收款方]不一致，金额[金额]。请分析可能原因（集团代收、委托收款、三方协…

客户催开票时最常问的六项信息，做成一页自助说明。

做一页给客户和销售用的开票说明：公司名称[全称]、税号[税号]、地址电话[信息]、开户行及账号[信息]、可开票类目[类目…

台账字段定错后面全是手工补，按查询需求反推字段。

我们要重建合同台账，管理[合同数量]份、涉及[业务类型]。请先明确三个使用场景（查到期、查付款、查履约），再据此设计字段…

从合同条款里抽出所有付钱时点，做成不会漏的提醒表。

请从下面条款中抽出所有付款与收款节点：[条款原文]。输出节点表：节点名称、触发条件、金额或比例、需要的前置材料（验收单/…

合同签完就锁进柜子，把双方义务拆成可打勾的清单。

把这份合同拆成履约清单：[主要条款]。分两侧列出：我方要做什么（交付物、时间、标准）、对方要做什么（付款、配合、验收）。…

框架协议签了总额度，散单怎么下才不超、不重、可追溯。

我们与[供应商]签了框架协议，总额[金额]，有效期[时间]，已下订单[数量与金额]。请给一套订单管理方法：下单前的额度校…

口头改了两个条款，事后谁都说不清，用变更记录固定下来。

这份合同发生了变更：原条款[原文]，变更后[新内容]，原因[原因]，沟通方式是[邮件/会议/微信]。请写一份变更记录，含…

续、不续还是重谈，用一页纸写清依据而不是凭感觉。

合同[合同名称]将于[日期]到期。请帮我做续签决策：列出三个选项（原样续签、重谈条款后续、不再续），每个写触发条件、需要…

只写对方违约要赔、自己违约没写，是很常见的漏洞。

请核对这份合同的违约责任条款：[条款原文]。做双向检查：对方违约情形是否写全、我方违约情形是否被忽略、违约金计算基数与上…

找一份三年前的合同花半天，多半是命名和目录没规矩。

请设计合同归档规范：目录层级（按[年份/业务线/供应商]哪种分法更合适及理由）、文件命名规则（含合同编号、对方名称、签署…

申请预算被打回，多半是没说清不批会带来什么后果。

我要申请预算：[用途]，金额[金额]，使用周期[时间]，所属科目[科目]。请写成一页申请，结构为：要解决什么问题、方案与…

年中要加钱，先说清是当初估少了还是事情变了。

部门需要追加预算：[科目]，原预算[金额]，已用[金额]，追加[金额]。请写追加说明，分三段：原因归类（需求增加/价格变…

一刀切冻结会停掉关键支出，按可取消可延后分级。

公司要求[季度]费用压缩[比例]，涉及科目[科目清单]。请给分级方案：A类可立即取消（列判断标准）、B类可延后（说明延期…

全年预算前松后紧，按季度切分并留出机动缓冲。

部门年度预算[金额]，含[科目与金额]。请切到四个季度，考虑业务季节性[说明]、大额支出时点[说明]、并预留[比例]的机…

测算表里最危险的是没写出来的假设，先摊到桌面上。

新项目[项目名]预算测算，已知条件：[规模/单价/人力/周期]。请先把隐含假设列成清单（单价不变、人力按时到岗、周期不延…

科目记错影响分析口径，调整要留说明而不是悄悄改。

发现[月份]有一笔[金额]记错科目，应从[原科目]调到[目标科目]，原因是[原因]。请写一份调整说明：错误如何发生、影响…

费用归不到人头上，分析就做不下去，先划成本中心。

公司现在按[现有划分方式]归集费用，问题是[具体问题]。请给成本中心划分建议：划分依据（组织/业务线/项目/地区）、每个…

十个部门十种填法，汇总时全在返工，先统一口径。

年度预算申报前，请给这份表格[字段清单]写一份填报口径说明：每个字段的定义与单位、包含与不包含的边界（是否含税、是否含人…

比价不是凑三家报价，要留下可比的口径和差异理由。

采购[物品或服务]，收到三家报价：[A/B/C的报价与配置]。请整理成比价表：统一到同一口径（含税、含运费、含质保）、列…

参数写成「越贵越好」必被加价，分必选与可选来写。

采购需求是[需求描述]。请改写成规格书，分三部分：「必选参数」（不满足即不参与）、「可选参数」（加分项）、「验收标准」（…

新供应商要交什么材料、谁核验、多久复审，一次说清。

我们要引入新供应商，类型是[货物/服务/工程]，预计合作金额[金额]。请给准入资料清单：主体资格、资质许可、财务与纳税情…

验收单只写「合格」等于没验，要写判定标准与实测值。

这批采购是[物品/数量/金额]，合同约定[验收要求]。请设计验收单：验收项目、判定标准、实测或实查结果、判定结论、不合格…

到货不合格，先固定证据再谈退货条件，顺序不能乱。

采购的[物品]到货后发现[问题描述]，数量[数量]，金额[金额]，合同约定[质保或验收条款]。请给处理流程：固定证据（照…

只有一家能做，也要写出为什么别家做不了的理由。

这次采购只能选[供应商]，情况是[原因]。请写一份单一来源论证：需求特殊性说明、市场供给情况（调研过哪几家、为何不满足）…

货期一拖再拖，三封邮件把压力与责任逐步固定下来。

采购订单[单号]约定[日期]交货，供应商现表示要延到[新日期]，影响[项目或生产安排]。请写三封邮件：第一封确认延误事实…

要么断货要么囤一柜子，用消耗量测算来定补货点。

办公用品月度补货，历史消耗为[各品类月均用量]，现有库存[库存清单]，采购周期[天数]。请算出每个品类的补货点与安全库存…

盘亏盘盈不能只写找不到，要分类到具体的原因上。

本次盘点结果为：[盘亏清单/盘盈清单/数量/金额]。请把差异归类：正常损耗、调拨未登记、报废未销账、借用未归还、记录错误…

实物有标签、台账对不上，用一次对齐把两边锁死。

资产标签与台账不一致，情况是：[标签缺失/编号重复/台账信息过期]。请给对齐方案：先定唯一标识规则（编号构成）、再定标签…

东西换了部门却没人知道，调拨单要能追到人和时点。

需要设计资产调拨单：资产编号[编号]，从[原部门/位置/使用人]调到[新部门/位置/使用人]。请给必填字段（含调拨原因、…

还能用的东西报损，需要判定依据而不是一句坏了。

一批资产申请报废：[名称/数量/原值/已用年限/现状]。请逐项给报废判定：是否达到使用年限、维修成本是否超过重置价值的一…

同一类资产年限定得不一样，报表就没法比，先对齐。

新购入资产：名称[名称]，用途[用途]，金额[金额]，预计使用[年限]。请判断应归入的资产类别、常见折旧年限区间、残值率…

仓库里躺着一堆还能用的东西，先排序再决定怎么处理。

现有闲置资产：[资产清单与状态]。请按处置优先级排序：能内部调剂的、能对外出租的、能折价出售的、只能报废的。每个资产给判…

借出去的设备和工具，靠借用登记表才能追得回来。

我们要规范资产借用：可借物品[清单]，借用人范围[范围]。请设计登记规范：借用单字段（物品、编号、借出与预计归还时间、用…