会議を、実行できるアクションリストに変える方法
議事録が読まれないのは、書くのが下手だからではなく、「誰がいつ何をするか」ではなく「何を言ったか」が残っているからです。5つの手順は入出力の順に並んでいて、前の工程の成果物を次に渡します。
進め方
まず口頭の発言を引用できる結論に変える
「会議の発言を文書に整える」に文字起こしやメモを貼り、口頭の繰り返し・脱線・フィラーを削ります。あわせて、立場の違いを残すよう指示します。誰が反対したか、誰が条件付きで同意したかです。後の工程で担当を決めるとき、その条件がリスクになります。この時点では議事録ではなく、記録です。
決定・担当・期限だけに削る
「会議議事録」に前の記録を渡し、「決めたこと・担当・期限」の3列で出させます。「また見ておきます」「引き続きフォロー」は未決として印を付けさせ、担当を勝手に補わせないでください。補われた担当は一見そろって見えますが、解散した後に誰も動かない原因になります。
議事録をチェックできる手順に分解する
「文書から実行チェックリストを作る」で、各項目を「開いてすぐ着手できる」粒度まで落とします。どの文書を直すのか、誰に送るのか、何をもって完了とするのか。最終的にタスク管理ツールに貼るので、各行に動詞と成果物が必要です。「フォローする」だけの行は、分解できていない行です。
繰り返し出るのに担当がいない案件を拾う
「誰も担当しない議題の整理」に直近3回分の議事録をまとめて渡し、2回以上出ているのに担当がいない議題を出させます。こうした案件は部署の境界に落ちていて、放置すると毎回の会議で一度は話題になります。出てくるのは候補なので、最終的な担当は自分で確認します。
他部署に関わる部分は単独で送る
「部署間の調整メール」を使い、議事録全体を読ませるのではなく、必要な4点だけのメールにします。何をしてほしいか、なぜ今か、いつまでか、遅れたらどうなるか。狙いは、ボールを相手のコートに残すことです。「検討します」で返されて終わらないようにします。
使うプロンプト
よくある質問
議事録に議論の過程は書くべきですか
書く価値があるのは、二つの案から一つを選び、そのときの反対理由がまだ解消していない場合です。反対意見と未解決の条件を残すほうが、誰が何を言ったかを残すより役に立ちます。過程を全部書くと議事録が長くなるうえ、まだ決まっていないという印象を与えます。
誰も担当を引き受けないときはどうすればいいですか
まず、一人で終えられる大きさまで分割し、会議の場で担当を確認します。後からメッセージで聞くのでは決まりません。それでも決まらないなら、その仕事を後押しする役割がないということです。対立は上に上げて判断してもらうべきで、議事録に載せたままにしないほうがいいです。
会議をAIで録音・文字起こししても問題ありませんか
社内規定を確認し、参加者の同意を得てから行います。顧客・契約・人事が絡む会議では特に慎重にしてください。文字起こしは機密情報として扱い、管理された場所に置き、使い終わったら削除し、転送しません。国をまたぐチームでは保存場所にも注意が必要です。問題は文字起こしより、ファイルの共有から起きることが多いです。