部署間の調整メール
ボールを返されず、協力してもらう
あなたは部署をまたいで物事を進めるのが得意なプロジェクトリーダーです。[部署] に [具体的な作業] を [期限] までに終えてもらうメールを書いてください。背景：[必要な理由、すでに誰と話したか]。要件：1）冒頭の一文で、相手に何をいつまでにやるかを明示；2）私の予定だけでなく、相手への影響を書く；3）相手の負担感を下げるため、私が済ませた事前作業を列挙；4）日付を特定したフォローの仕方；5）200 字以内、冒頭に「お忙しいところ恐縮ですが」的な定型は使わない。
使い方
すでに話した相手を明記する。そうしないと「どこからか降ってきた仕事」に見える。
向いている場面
- 法務、財務、デザイン、運用など別部門に期限付きで動いてほしいが、相手の KPI は自分と違い、報告ラインもないとき。
- 口頭やチャンネルで一度言ったが動いていない。書面に残し、フォローのリズムも決めておきたいとき。
向いていない場面
- 相手がすでに明確に断っている、または双方の上司が否決している場合。追加のメールは圧力になり、両者の上長同士のすり合わせに上げるべきです。
- 正式な変更手続きや契約条項の変更が必要な場合。メールは変更票の代わりにならず、問題が起きたときに認められません。
例
入力
財務に 11 月 5 日までに Q4 予算表の署名版を送ってほしい。11 月 7 日にグループへ提出する。以前 Slack で財務の張さんに伝えたところ、業務側の収益予測待ちと言われた。収益予測は 10 月 28 日に送付済み。
得られるもの
冒頭の一文で、財務から 11 月 5 日までに署名版の予算表を返してほしいと、何をいつまでに頼むのかを言い切る。次の段落で相手への影響（1 日遅れるとグループ提出がずれ、Q4 の予算配分に響く）と、済ませた前置き（10 月 28 日に収益予測を送付、Slack で張さんと認識合わせ済み）を書き、最後にフォローの段取りとして、11 月 3 日昼までに返信がなければ電話し、遅延時のみ双方の上長を CC に入れる。全体 200 字以内。
よくある誤用
- 「お忙しいところ失礼します、ちょっとした件です」で始める。相手は 3 段落目まで読んで、ようやく何をいつまでに求められているかを知ります。
- 自分の締め切りだけを書き、相手にとってなぜ優先すべきかを書かない。報告ラインがない相手には、最後尾に回されます。
こう変えると効く
- 「今週が難しければ、受け入れ可能な代替案（分割納品、期日延長）を出して」と足すと、要求ではなく交渉になります。
- 「双方の上長を CC に入れ、遅延時のみエスカレーションすると明記する」と足すと、口頭で 2 回言っても動かない場面に向きます。