会議の発言を文書に整える
口頭の繰り返しや飛躍を削り、実行でき引用できる決定として残す
あなたは会議録の編集者です。次の発言を文書に整えてください。1）冒頭に「何を決めたか」「誰が担当か」「いつまでか」の三行を置く。2）本文は「背景・議論・決定・未決事項」の順に構成し、発言順には沿わない。3）口癖、重複、言い終わっていない文は削るが、発言者の立場は変えない。4）「だいたい」「後でまた話す」といった曖昧な表現は印を付け、確認が必要な問いに置き換える。会議で話していないことは補わないでください。 ［文字起こし、またはメモを貼り付けてください］
使い方
整えたらまず冒頭三行を見ます。決定・担当・期限のどれかが欠けていれば、本文がどれだけ整っていても実行できません。
向いている場面
- 議論は散らかったものの、当日中に議事録を Slack に流し、参加していない人に「何が決まり、自分が動く必要があるか」を伝える必要があります。
- 重要な約束が三つの脱線に挟まれています。五段落目に埋もれさせるのではなく、追跡できる未決事項として取り出したい状況です。
向いていない場面
- 会議がまだ進行中で、結論が固まっていない場合です。この段階で文書にすると、模索中の発言が決定として書かれてしまいます。まず素のメモを残してください。
- 人事や交渉に関する繊細な内容で、口調そのものが譲歩の信号になっている場合です。「書き言葉に整える」とその信号が消えるため、原文のまま残すべきです。
例
入力
方向性は悪くないと思います。ただスケジュールはもう一度詰めたほうがいい。来週あたり小さなグループを作って、先にインターフェースの部分を決めましょう。
得られるもの
冒頭三行は「決定：方向性は承認。担当：発言者。期限：来週中、具体的な日付は要確認」となり、「来週あたり」は確認待ちとして印が付きます。本文はインターフェースの日程に関する議論だけを残し、口癖は削っても、具体的な日付を代わりに約束することはありません。
よくある誤用
- 「後でまた話す」を「来週完了」と書いてしまうことです。相手の代わりに決定したことになり、文書として送った時点で約束として扱われます。
- 「ついでに専門らしく整えて」と頼むことです。書き言葉にすると迷いや留保まで平らになり、そこが会議で最も残すべき情報だったりします。
こう変えると効く
- 冒頭三行を「決定・担当・期限・リスク・次回確認」の五行に変えます。単発の議論ではなく定例のプロジェクト会議に向いています。
- 「最も情報量の多い発言を三つ、一字も変えずに残す」を足します。誰がどの立場を取ったかを記録として示す必要があるときに有効です。