同じ内容を読み手別に書き分ける
上司に読ませるものとエンジニアに読ませるものは、別の文書でなければならない
次の内容を2つのバージョンに書き分けてください：1）［マネージャー］向け——150字以内に収め、影響・リスク・必要な意思決定だけを書く；2）［実行する同僚］向け——技術的な詳細と手順をすべて残す。どちらのバージョンも重要な事実を落としてはいけません。 ［原文を貼り付けてください］
使い方
2つのバージョンを突き合わせましょう。片方にしか出てこない事実は、専門用語か、本当の抜けのどちらかです。どちらなのかを判断します。
向いている場面
- 同じ話を、決める人と実行する人の両方に伝える必要があります。1本の文書を2通りに読ませると、どちらも不満が残ります。
- リリース告知を顧客と社内サポートに同時に出します。どちらかを間違えると、翌朝には問い合わせになります。
向いていない場面
- 読み手は実は同じ人で、理解してもらえるかが不安なだけです。2本に分けるより、用語を定義して背景を一段落足すほうが早いです。
- 法務の確認が要る障害告知です。書き換えると審査がやり直しになるので、先に確定させてから配ります。
例
入力
キャッシュのTTLを60秒から300秒に変更。ヒット率は71%から88%に上昇。ただしプロフィール編集の反映は最大5分遅れる。
得られるもの
マネージャー版は150字以内で、DB負荷が下がったこと、反映が最大5分遅れること、その遅れを受け入れるかだけを書きます。実行版はTTL、ヒット率、反映経路を残します。両版で事実が一致し、どちらも新しい結論を足しません。
よくある誤用
- 1本だけ書かせて、上司用に自分で削ることです。削る作業が、そのままリスクを削る作業になります。
- 両版に「網羅的に」と要求することです。網羅的なマネージャー版はマネージャー版ではないので、技術的詳細がそのまま持ち込まれます。
こう変えると効く
- 「マネージャー向け」を「3か月後の自分向け」に変えます。引き継ぎ資料に結論より判断理由が要るときに向いています。
- 「相手の版にない事実を1つ挙げ、なぜ落としたかを説明する」を足します。両方の読み手の認識を揃えたいときに使えます。