書きにくいメールを書く
断る、催促する、誤りを正す。卑屈にも居丈高にもならず
メールを書いてください。背景：［背景］。宛先：［関係性と立場］。達成したいこと：［目的］。譲れない線：［譲れない点］。条件：短く；結論を先に、理由は後に；謝罪は一度まで；最後に次のアクションと期日を明示する。
使い方
受け取る側のつもりで、最初の2行と最後の1行だけを読みましょう。そこに依頼が見えなければ、長すぎます。
向いている場面
- 断らなければならないが、その後も付き合いが続く相手です。含みを残さず、それでいて関係を壊さない言い方が要ります。
- 相手が2週間動いていません。急かしたいが、圧をかけているようには見せたくありません。期日を感情ではなく事実として書く必要があります。
向いていない場面
- 宛先が直属の上司で、関係がもともとぎくしゃくしています。関係の問題をメールで扱うべきではないので、まず口頭で話すべきです。
- 相手に今すぐ一つの具体的な動作（設定変更、署名）をしてほしい場合です。スクリーンショット付きのメッセージと電話のほうが圧倒的に速いです。
例
入力
取引先が納品を2週間前倒ししたいと言う。宛先は2年付き合う先方PM。目的は断りつつ関係を保つこと。譲れないのは期日と要員。
得られるもの
冒頭で期日は動かさず要員も増やさないと明言します。理由は私が渡した事実だけを使い、足りない部分は「要補足」として示して、勝手に作りません。謝罪は一度まで。最後に一部先行納品という代替案と日付を示します。
よくある誤用
- 「背景」に会社紹介を3段落書いてしまうことです。モデルは前置きが必要だと受け取り、慇懃で長いメールを返してきます。
- 「断るメールを書いて」とだけ頼み、関係性も譲れない線も伝えないことです。誰に出しても違和感のない定型文が返ってきます。
こう変えると効く
- 「結論を先に、理由は後に」を「共感の一文を置いてから結論」に変えます。相手が直近の失敗でまだ動揺しているときに向いています。
- 「書き出しを3案出して」と足します。難しいのが全文ではなく最初の一文だけのときに使えます。