AIで週報を書く：書き直しにならない5ステップ
週報のコストは書くことではなく、書いたあとに書き直すことです。事実を拾う、組み立てる、切り出す、言い回しを削る、数字を確かめるの5段階に分ければ、直すときに全体をやり直さずに済みます。
進め方
まず今週の事実を拾い出す
プロジェクト、依頼、メールのやり取りを「グループチャットをアクション項目にする」に貼り、誰が・いつ・何をしたのか、まだ宙に浮いているのはどれかを出させます。ここでは評価を入れず、事実だけにします。「順調に進んだ」ではなく「API連携は完了、相手のテストアカウント待ち」と書くイメージです。この一覧が後の判断の土台になるので、多めに渡して早くまとめないほうが安全です。
上司が知りたい3つの問いに組み替える
一覧に、自分の役割・報告先・今期追っている目標を添えて「週報」に渡します。「できたこと・できなかったこと・来週必要なこと」の3つで組ませてください。目標が書けていないと、「レビューに3回参加した」を成果として扱います。この段階は下書きまでで、文はまだ直しません。
上司に動いてもらう部分を切り出す
週報で最も抜けやすいのが「これをお願いしたい」の一行です。止まっている案件・必要なリソース・決めてほしいことを下書きから抜き出し、「上長への報告」で1ページにまとめます。結論を先に、そのあと根拠と最悪の場合です。本文には「詳細は別紙」とだけ残します。そうしないと全体が稟議書のようになり、要点が見えなくなります。
AIが書いたと分かる文を消す
下書きを「AIっぽさを消す」に通し、3種類を狙って削ります。「〜ではなく〜」の対句、「まず・次に・最後に」の分け方、「シナジー」「シームレス」のような言葉です。そのあと引き算のテストをします。その段落を消して何も残らないなら、情報がなかったということなので、言い換えて残すのではなく削ります。
送る前に数字と矛盾を確かめる
最後に「事実と矛盾のチェック」で、数字や「初」「唯一」「すべて」を含む文を一文ずつ見ます。指摘だけをさせ、書き換えはさせません。見るのは3点です。割合の分母は何か、今週と先週で定義がそろっているか、計画を実績として書いていないか。文を直す作業と事実を確かめる作業は分けてください。同時にやると両方漏れます。
使うプロンプト
よくある質問
AIが書いたと分かる週報は、どう直せばいいですか
まず、過程を成果として書いていないかを見ます。「順調に進んでいる」「継続的に改善」のように、何も約束していない表現が目印です。誰が・いつ・何を納品したかに置き換え、「AIっぽさを消す」で対句と分け方の型を削ります。形容詞を消しても残る文だけを残してください。それでも空っぽに見える部分は書き換えでは直りません。中身がないからです。
週報が短いと、仕事をしていないと思われますか
上司が見ているのは文字数ではなく、結果・リスク・判断してほしいことの3つです。これを冒頭に置けば半ページでも足ります。逆に3ページの作業報告は、忙しさを伝える代わりに判断したいことを探しにくくします。一読して、そのまま動けるか、他の人に転送できるかが基準です。
社内のチャットをそのままAIに貼ってもいいですか
社外へのデータ送信に関する社内ルールを先に確認してください。よくあるのは、顧客名・電話番号・契約金額・未公開のバージョン番号を消し、「A社」「プロジェクトB」に置き換える方法です。貼るのは今週の結論に関わるメッセージだけにして、履歴を丸ごと出さないこと。外部ツールが禁止なら、自分で事実の一覧に直してから入力します。