理不尽な至急依頼を断る
コストを示し、選択肢を出して断る
以下の急な依頼を、そのまま返信文に書き換えてください。まず相手が本当に必要としている成果と最終期限を確認し、この作業を割り込ませるとどの約束済みの納品がずれるのか（プロジェクト名と日付まで）を書きます。そのうえで A/B の二案を示し、それぞれのコスト（どの約束がずれるか、範囲をどれだけ削るか、人を足すか）を明記します。今日中にどちらかを選んでもらい、返信がなければ B 案で進める旨を添えてください。「できるだけ」「時間が空いたら」は使わず、謝罪は一度までにします。 [依頼文] [現在のスケジュール]
使い方
断るのは割り込みであって、相手ではありません。「はい、ただし何かを外に出せば」と示すと、相手は選べます。
向いている場面
- 金曜の午後、依頼者がチャンネルに「月曜必須」の P0 を投げてきた。背景も、既存の約束をどうするかも書かれていない。
- 上司が顧客の至急連絡を転送し、「ちょっと割り込ませて」と言ってくる。こちらは金曜で締める決算照合が詰まっている。
向いていない場面
- 実際の障害やセキュリティ事故の最中。ここはインシデント対応と緊急の段取りの場で、断り文を練る場面ではありません。
- 相手が伝言役で決裁権がない場合。まず決められる人に当たらないと、断りが二人の間で止まってしまいます。
例
入力
いますか？ 顧客が月曜の朝にデモを見たいと言っていて、このレポート画面を先に差し込んでほしい。月曜には必ず間に合わせて。他の作業は後回しでいい、すぐ終わるから。 （現状の予定：決算照合は金曜で締め、レポート画面は再来週の水曜を予定）
得られるもの
まず「対応は可能だが、決算照合が金曜で締めなので、割り込ませると水曜にずれる」と返し、それでよいか確認します。案は二つで、A は月曜に書き出しなしの静的ページだけ、B は照合を予定どおりにして画面は再来週の水曜とし、それぞれの影響を明記します。今日 17 時までに選んでもらい、返事がなければ B で進める旨を伝えます。
よくある誤用
- まず自分が忙しいことを説明し、抱えている作業を五つ並べる。言い訳に見えるだけで、本当に話すべきは「何を差し替えるか」です。
- 「できるだけやります」「何とかします」で終わる。結論がないまま月曜が来て、相手は引き受けたものだと解釈します。
こう変えると効く
- 「これが決算照合より優先なら、照合の延期をチャンネルで確認してください」と添え、取捨選択を書面の決定にします。
- 「断るのは期限だけ、仕事は断らない」形にする。月曜は静的ページだけ、完全版は別日程として用意します。